Период рассмотрения документов в Венском Университете составляет около 16 (иногда дольше) недель, поэтому, в первую очередь, документы нужно подавать заранее исходя из этих сроков
В вашей ситуации целесообразным будет написать в приемную комиссию, объяснить ситуацию и попросить рассмотреть вашу заявку быстрее. Как правило, приемные комиссии университетов Вены рассматривают только письменные заявки.